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Como iniciar um programa de Compliance no Condomínio

September 12, 2018

Trabalhei durante 7 anos na área de Compliance de um grande banco nacional liderando equipes e projetos e tive a oportunidade de ver de perto a importância da cultura de Compliance na mitigação de riscos. Aliás, desde a publicação da Lei Brasileira Anticorrupção 12846/13 e o Decreto 8420/15 que regulamenta a Lei, tem se dado ênfase sobre a implantação de um programa de integridade (ou Compliance) nas empresas que, principalmente, tem negócios com órgãos públicos. E por que disso? Basta relembramos os diversos escândalos de Corrupção que vemos todos os dias nos noticiários. Para se ter uma ideia, segundo um estudo realizado pela Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp), a cada ano o Brasil perde R$ 100 bilhões com a corrupção.

 

Mas o que é Compliance? Como a cultura de Compliance pode mitigar Riscos? Como pode ser aplicado num condomínio?

 

Compliance, em sua tradução literal, trata-se de cumprir regras, normas e regulamentações. Algumas vezes interpretado no Brasil como “conformidade” ou “integridade”. Em linhas gerais, significa cumprir as normas internas (ex.: políticas, código de ética, convenção, estatuto, etc.) e externas (ex.: Leis federais, estaduais, municipais, etc.).

 

Numa instituição, seja ela um grande banco ou um condomínio residencial, onde as pessoas agem em conformidade com as normas internas e externas evita-se situações de corrupção, sonegação de impostos, fiscalizações, multas de agentes públicos, atitudes antissociais, etc. Por outro lado, promove-se um ambiente de transparência, ética, respeito e preservação do patrimônio.

 

Como conscientizar as pessoas sobre a importância do cumprimento de normas para promover a transparência, ética e mitigação de riscos? Através de um Programa de Compliance.

 

De forma simples, um Programa de Compliance é um sistema organizado por “pilares” que a empresa estabelece para trabalhar a cultura de cumprimento das normas. Por exemplo: Elaboração de Código de Ética e políticas de Compliance; Treinamento; Canais de denúncias; monitoramento e auditoria, etc.

 

Pilares do Programa de Compliance do Condomínio

 

Como vimos na introdução, um Programa de Compliance é um sistema organizado por “pilares”, em se tratando da governança de um condomínio, eu entendo que para início pode-se focar em três pilares: Convenção e Regulamento Interno, Leis e Obrigações e Contratação de Terceiros.

 

Análise de conformidade da Convenção e Regulamento Interno

 

Podemos dizer que a Convenção é a “Constituição” e o Regulamento Interno (RI) o “Manual de Operações” do condomínio. Para o condomínio funcionar de forma harmoniosa é fundamental a aderências a essas normas. Isso pode parecer óbvio, mas nos trabalhos que realizo não é incomum encontrar não conformidades.

 

Listarei algumas situações de não conformidades encontradas na análise de Convenções, lembrando que cada condomínio tem a sua particularidade:

  • Falta de aprovação de despesas extraordinárias pelo Conselho;

  • Utilização de conta pool da administradora sendo que a Convenção determina a utilização de conta corrente própria;

  • Utilização de indexador na cobrança dos inadimplentes diferente da Convenção;

  • Falta de arrecadação ou utilização indevida do Fundo de Reserva, conforme determina a Convenção. 

 

Em relação ao Regulamento Interno (RI) percebo duas situações que contribuem para o descumprimento das normas: 1) a relutância do síndico em aplicar multas e 2) a falta de divulgação constante sobre as normas do RI.

 

O histórico de multas pode ser uma base rica para o síndico analisar que tipos de práticas são recorrentes e assim direcionar a comunicação no condomínio para conscientização dos moradores.

 

Para fazer essa análise de conformidade da Convenção e RI, pode-se criar uma Comissão de Moradores do condomínio com a finalidade de analisar o que está escrito e o que está sendo praticado, com o foco na solução dos problemas e não nas criticas ao síndico. 

 

Visão consolidada da aderência as Leis e Obrigações

 

O condomínio assim como uma empresa, está sujeito a diversas Leis e Obrigações. Por isso, é importante o síndico ter um mapa consolidado das diversas obrigações com o status atual e fazer o monitoramento dessas obrigações. Não se iluda achando que a Administradora estará com tudo em dia, até porque, há situações que necessitam da autorização do síndico. Mais uma situação que parece óbvio, mas não é.

 

Também listarei, algumas situações de não conformidade em relação a Leis e Obrigações que já verifiquei:

  • Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) vencido;

  • Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) vencido;

  • AVCB vencido;

  • Laudo de para-raios vencidos

  • Laudo de limpeza das caixas d’água vencido;

  • Pintura da fachada vencida (em São Paulo a validade é de 5 anos).

 

Esse mapa consolidado de obrigações, além de ser monitorado, entendo que deve ser apresentado junto com a prestação de contas do condomínio.

 

Contratação de Terceiros

 

Nas empresas que há uma cultura de Compliance, ao se contratar um terceiro é realizado o processo de Know Your Partner (Conheça seu parceiro), onde é realizada diversas verificações e aprovações com o objetivo de evitar desvios de conduta.

 

No condomínio, geralmente, pede-se 3 orçamentos para administradora e são apresentados de uma forma genérica na Assembleia para escolha e aprovação dos condôminos. Ou seja, a princípio, não é feito um levantamento sobre informações do prestador de serviço, não há um questionamento sobre os critérios que levaram a escolha daqueles 3 orçamentos. Não é incomum, nos trabalhos que realizo encontrar prestadores de serviços que não é possível emitir a Certidão Negativa na Receita Federal. A meu ver isso deveria ser uma consulta básica antes da contratação.

 

Uma forma de mitigar riscos na contratação de terceiros é a criação de um procedimento para contratações. Nesse procedimento pode conter, por exemplo: 1) justificativa da escolha dos orçamentos; 2) questionário sobre o prestador de serviço; 3) apresentação de informações básicas (por exemplo, certidões negativas); 4) consultar na internet se há algum processo envolvendo o prestador de serviço; 5) aprovação da escolha (não da contratação) dos orçamentos pelo Conselho ou Comissão de Moradores.

 

Conclusão

 

Compliance não é um termo aplicado apenas para grandes empresas, é uma cultura que pode ser implementada em qualquer instituição, inclusive no condomínio. E pode contribuir de forma significativa para mitigação de riscos, preservação do patrimônio, transparência, ética e respeito nas relações.

 

Um Programa de Compliance no condomínio pode ser iniciado dando foco a três pilares: Convenção e Regulamento Interno; Leis e Obrigações e Contratação de Terceiros.

 

A contratação de um especialista em Compliance ou Auditor pode contribuir no direcionamento da implantação desse programa.

 

Um grande abraço!

 

Marcos Braga

Auditor Independente. Proprietário da MB7 Auditoria e Gestão, empresa especializada em Auditoria de Condomínios e Associações. Contador formado pela Universidade Mackenzie com CRC ativo desde 1999; Membro do IBRACON – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil; MBA em Gestão Empresarial pela Fundação Getúlio Vargas. Certificado pela Legal Ethics Compliance. Nos últimos 7 anos, antes de fundar a MB7, trabalhou na Diretoria de Risco e Compliance à frente da Unidade de Aderência Regulatória do Itaú Unibanco.

 

 

 

 

 

 

 

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